Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами?

Комментарии

• 

  29.04.2017 Елена Данкова, Руководитель отдела российского права GSL Law & Consulting

  Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с использованием счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94Н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»). Согласно п. 6.3. Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» денежные средства подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица выдаются на основании письменного заявления, составленного в произвольной форме, в котором указывается сумма и срок, на который выдаются денежные средства. Заявление должно быть подписано руководителем организации с указанием  даты. При выдаче денежных средств из кассы организации оформляется расходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее – Постановление № 88), а в бухгалтерском учете отражается операция по расчетам с подотчетными лицами: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит 50 «Касса».
  
  Не позднее трех дней, после истечения срока, на который выдавались денежные средства, или со дня выхода на работу, подотчетное лицо должно представить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю организации, Авансовый отчет, к которому прикладываются документы, подтверждающие произведенные в интересах организации расходы. Авансовый отчет может быть составлен как по унифицированной форме № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» или по форме, разработанной и утвержденной организацией самостоятельно.  Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем во внутренних нормативных актах организации. После проверки и утверждения авансового отчета руководителем организации, в бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями: Дебет 10 «Материалы» / 20 «Основное производство» / 26 «Общехозяйственные расходы» / 44 «Расходы на продажу» и т.д. Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».  
  
  Так как выдача денежных средств под отчет возможна только после погашения задолженности по ранее полученной под отчет суммы, то неизрасходованный остаток денежных средств подотчетное лицо должно вернуть в кассу организации. Возврат денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-1, утв. Постановлением № 88), а в бухгалтерском учете отражается операция по расчетам с подотчетными лицами: Дебет 50 «Касса», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
  
  Также неизрасходованную сумму подотчетных денежных средств можно удержать из заработной платы работника, тогда в бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами будут отражены проводкой Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
  
  При оформлении удержания из заработной платы неизрасходованных подотчетных денежных средств следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, –  50 процентов заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
  
  До издания приказа об удержании неизрасходованных подотчетных денежных средств нужно убедиться в следующем (ст. 137 ТК РФ):
  
  – не истек месячный срок, установленный для возвращения неизрасходованных денежных средств;
  – подотчетное лицо не оспаривает основание и размер удержания, т.е. оформлено письменное согласие работника (абз. 6 письма Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0), например, заявление.
  
  Если хотя бы одно из условий не выполнено, то взыскать с работника денежные средства можно только через суд.
   

  Ответить