Что такое апостиль и как его оформить?

Для того, чтобы иметь возможность использовать документ в иностранном государстве, а не в стране, в которой он был выпущен, необходимо его легализовать. Легализация — это придание юридической силы документу в иностранном государстве (на его территории, для предъявления в иностранные государственные органы, иностранные банки и т.д).

Содержание

Какие существуют способы легализации иностранного документа?

Существуют два способа легализации документа: консульская легализация и апостилирование.

Консульская легализация — это довольно сложная процедура и по затраченному времени и, как правило, по финансовым затратам. Сама процедура консульской легализации в разных странах несколько различается в зависимости от того, установлены ли прямые дипломатические отношения между страной выпуска документа и страной, в которой этот документ планируется использовать.

Если дипломатические отношения установлены, то первым шагом является легализация документа в государственном органе страны выдачи документа. Как правило, это МИД, но каждая страна определяет данный орган самостоятельно.

Сама легализация означает подтверждение того, что документ, выданный государственными властями или составленный при участии властей, не противоречит законодательству этого государства. При легализации удостоверяется подлинность подписи должностного лица, выдавшего документ, и печать уполномоченного государственного органа.

Вторым шагом является легализация документа в консульстве страны, в которой документ планируется использовать, на территории страны выдачи.

Если дипломатические отношения между странами не установлены, то процедура легализации усложняется прохождением легализации в консульствах третьих стран. В данном случае шаг 1 выше также необходимо пройти (легализовать документ в МИД страны выпуска документа), а далее легализовывать документ в консульстве третьей страны.

Объединенные Арабские Эмираты - одна из стран, не присоединившихся к Конвенции, поэтому необходимо проходить процедуру легализации.

Легализация документов для ОАЭ. Предложение на оказание услуг

Объединенные Арабские Эмираты не являются подписантом Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов и заменяющей легализацию на проставление особого штампа «апостиль». Как следствие, апостилированные документы не имеют юридической силы в ОАЭ – необходима консульская легализация.

Подробнее

Что такое апостиль?

Апостиль — это официальное свидетельство установленной формы, выданное уполномоченным органом государственной власти, подтверждающее, что печать, проставленная на документе, является подлинной, и что лицо, подписавшее документ, имело на это соответствующие полномочия, и, таким образом, документ должен быть признан законным для использования в другой стране.

Апостиль также можно определить как упрощенный способ легализации документа для использования в другой стране.

Применение апостиля установлено Гаагской Конвенцией, заключенной 5 октября 1961 года в Гааге (полностью «Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов»). Для России Конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года.

Из полного названия Конвенции вытекает первая и основная функция апостиля – установление упрощенного порядка легализации документов для стран участниц Конвенции. Иными словами, нет необходимости проходить вышеописанную процедуру легализации документа (шаги 1 и 2), если страна, выдавшая документ и страна, в которой планируется использование документа являются странами-участницами Гаагской Конвенции.

Как выглядит апостиль?

Форма апостиля строго установлена Конвенцией в статьях 4 и 5. Визуальный образец апостиля можно найти в приложении к Гаагской Конвенции.

В приложении также указано, что апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

Согласно статье 4 Конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом, и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на официальном языке выдающего его органа. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.

Согласно статье 5 Конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Заполненный надлежащим образом апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Апостиль содержит следующую информацию:

Страна, выдавшая апостиль
Фамилия подписанта
В какой должности выступает подписант
При отсутствии подписанта - наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ
Место удостоверения
Дата удостоверения
Сведения об удостоверяющем органе
Номер удостоверения
Печать выдающего органа
Подпись уполномоченного подписанта от имени удостоверяющего органа

В какой стране принимают апостиль?

Апостиль принимают в странах – участницах Гаагской Конвенции, то есть в странах присоединившихся, подписавших и ратифицировавших Конвенцию.

В настоящий момент к Конвенции присоединились более 120 стран (среди них Германия, Италия, Франция, Греция, Панама, Норвегия, Великобритания, Венесуэла, Израиль, Австралия, Люксембург, Россия и др). Можно сказать, что к Конвенции присоединились большинство стран мира. Другими словами, апостилированные документы принимаются в большинстве стран земного шара.

Ниже Вы можете найти карту земного шара, где наглядно показаны страны – участницы Конвенции (синий цвет), страны, не присоединившиеся к Конвенции (серый цвет), страны в процессе присоединения (зеленый цвет):

Важно также отметить, что в некоторых учреждениях и банках стран, которые не присоединились к Конвенции и официально не принимают апостиль, в некоторых случаях апостилированные документы все же принимают. Апостиль является неким международным стандартом на настоящий день.

Таким образом, если нужно определить, примут ли апостилированный документ в той или иной стране, необходимо проверить актуальный список стран - участниц Гаагской Конвенции. Если после проверки все равно остались сомнения, можно связаться с соответствующим ведомством этой страны.

Какие документы можно апостилировать?

Апостилирвать можно любой официальный документ, который был выпущен на территории одной страны-участницы Конвенции и который должен быть представлен на территории другой страны-участницы Конвенции.

В статье 1 Конвенции определяется, какие документы рассматриваются официальными для проставления удостоверения апостиля:

документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
административные документы;
нотариальные акты;
официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем, Конвенция не распространяется на:

документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Легализация документов (апостиль) | GSLМы предлагаем нашим заказчикам апостилирование документов в Главном управлении Юстиции. Минюст России оказывает государственную услугу по проставлению апостиля в соответствии с Административным регламентом предоставления Министерством Юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границуgsl.org

Апостиль на Кипре

На Кипре апостиль проставляется в государственном органе (суде) – Ministry of Justice and Public Order.

Срок проставления апостиля зависит от загруженности государственного органа и в среднем составляет от 2-3 рабочих дней.

Документы, выданные государственными органами Кипра, например Регистраром, не требуют нотариального заверения перед проставлением апостиля и могут быть апостилированы напрямую.

Все остальные документы, то есть выданные/ подписанные не государственными органами Кипра, необходимо сначала заверить у Certifying Officer и District Officer.

Особенностью Кипра является отсутствие привычной для нас процедуры заверения документа у нотариуса, так как на Кипре нет как такового нотариуса. На Кипре действует двухступенчатая процедура заверения у специальных должностных лиц - Certifying Officer и District Officer. Certifying Officer заверяет подлинность подписи на документе, а District Officer заверяет подлинность его заверения. Только после этого на заверение District Officer ставится апостиль.

Апостиль в Лондоне

В Лондоне государственным органом, который наделен полномочиями апостилировать документы, является His Majesty’s Principal Secretary of State for Foreign, Commonwealth and Development Affairs (Главный государственный секретарь Его Величества по иностранным делам, делам Содружества и развития).

Срок проставления апостиля зависит от загруженности государственного органа и в среднем составляет от 2х недель. Предусмотрено проставление апостиля в ускоренном режиме при оплате повышенной пошлины – в таком случае апостиль будет готов на следующий день или через 2 дня.

Практически на все документы, выданные государственными органами, апостиль проставляется напрямую. В дополнительных заверениях нет необходимости.

Для апостилирования копий корпоративных документов, которые ранее подавались в Палату компаний / Companies House, необходимо первоначально заверить копии у нотариуса или по форме Statutory Declaration.

Все остальные документы, которые не выдавали государственные органы Великобритании и которые не подавались в Companies House, необходимо заверять у нотариуса или по форме Statutory Declaration первоначально.

Заверение по форме Statutory Declaration предусмотрено законом Statutory Declarations Act 1835. Данное заверение представляет собой заявление солиситору о том, что копии документов соответствуют оригиналам, и солиситор заверяет такое заявление письменно. При проставлении апостиля сотрудник государственного органа заверяет подпись солиситора.

Солиситор - это юрист-адвокат, имеющий релевантное образование и получивший лицензию. Солиситор имеет право вести судебные дела в судах низших инстанций и готовить материалы дела для ведения дел барристерами (специальными адвокатами). Солиситор и нотариус имеют разные полномочия и лицензии: солиситор оказывает юридические услуги, нотариус оказывает именно нотариальные услуги (подготовка нотариальных актов / выписок / протоколов), заверение документов и т.д.).

Заверение по форме Statutory Declaration является менее финансово затратным способом заверения по сравнению с заверением у нотариуса. Однако, не все государственные органы, иностранные учреждения и банки принимают данный вид заверения (несмотря на апостиль). Необходимо уточнять заблаговременно в стране-рецепиенте, обязательно ли требуется нотариальное заверение документа или можно использовать форму Statutory Declaration.

Апостиль в Гонконге

Апостиль в Гонконге проставляется в Верховном Суде / High Court.

Срок проставления апостиля зависит от загруженности государственного органа и в среднем составляет от 5-ти рабочих дней.

Апостиль можно проставить на документы, выданные государственными органами, нотариусами и другими уполномоченными структурами Гонконга.

Для апостилирования документ нужно заверить.

В Гонконге существуют три типа заверения, на которые можно в дальнейшем проставить удостоверение апостиля:

заверение государственным органом – налоговой службой (Inland Revenue Department), регистраром (Company Registry) и др. Выбор государственного органа зависит от типа документа (кем документ был первоначально выдан);

заверение у нотариуса – нотариус, как правило, требует личного присутствия подписанта и предъявление оригинала документа. Документы принимаются на китайском или английском языках в зависимости от требований нотариуса;

заверение у специального должностного лица Commissioner for Oaths / Комиссара по приведению к присяге – делается заявление комиссионеру о том, что копии документов соответствуют оригиналам. Комиссионер заверяет письменно данное заявление (указывается имя и фамилия комиссионера, должность, проставляется подпись и печать Home Affairs Department). Данный вид заверения в финансовом сравнении дешевле, чем заверение у нотариуса, но необходимо принимать во внимание, что не все иностранные учреждения данный вид заверения принимают. Многие банки не принимают заверение Commissioner for Oaths и требуют обязательно заверение у нотариуса – этот момент необходимо заранее уточнить у рецепиента.

Апостиль на Британских Виргинских островах

На Британских Виргинских Островах сразу несколько государственных органов уполномочены проставлять удостоверение апостиля.

Апостиль можно проставить у:

губернатора Британских Виргинских островов;
заместителя губернатора Британских Виргинских островов;
директора Финансовой службы;
регистратора Высокого Суда.

Документы, выданные государственными органами Британских Виргинских островов не требуют дополнительных заверений. Апостиль проставляется напрямую на документ.

Для остальных документов необходимо заверить сначала документ у нотариуса и далее проставлять апостиль.

Важно отметить, что если необходимо апостилировать сразу несколько документов, это можно сделать в сете (то есть будет проставлен один апостиль на сет из документов). Если в сет входят как документы, выданные правительством Британских Виргинских островов, так и другие документы, то потребуется заверение у нотариуса перед проставлением апостиля.

Пример удостоверения апостиля у заместителя губернатора Британских Виргинских островов

Чтобы использовать апостилированные документы на территории другой страны, потребуется также нотариально заверенный перевод документов на официальный язык страны, в которой планируется использование данных документов.

Поделиться в социальных сетях:

Виктория Щеглова

Старший юрисконсульт