Что такое апостиль и как его оформить?

Для того, чтобы иметь возможность использовать документ в иностранном государстве, а не в стране, в которой он был выпущен, необходимо его легализовать. Легализация — это придание юридической силы документу в иностранном государстве (на его территории, для предъявления в иностранные государственные органы, иностранные банки и т.д).

Существуют два способа легализации документа: консульская легализация и апостилирование.

Консульская легализация — это довольно сложная процедура и по затраченному времени и, как правило, по финансовым затратам. Сама процедура консульской легализации в разных странах несколько различается в зависимости от того, установлены ли прямые дипломатические отношения между страной выпуска документа и страной, в которой этот документ планируется использовать.

Если дипломатические отношения установлены, то первым шагом является легализация документа в государственном органе страны выдачи документа. Как правило, это МИД, но каждая страна определяет данный орган самостоятельно.

Сама легализация означает подтверждение того, что документ, выданный государственными властями или составленный при участии властей, не противоречит законодательству этого государства. При легализации удостоверяется подлинность подписи должностного лица, выдавшего документ, и печать уполномоченного государственного органа.

Вторым шагом является легализация документа в консульстве страны, в которой документ планируется использовать, на территории страны выдачи.

Если дипломатические отношения между странами не установлены, то процедура легализации усложняется прохождением легализации в консульствах третьих стран. В данном случае шаг 1 выше также необходимо пройти (легализовать документ в МИД страны выпуска документа), а далее легализовывать документ в консульстве третьей страны.

Объединенные Арабские Эмираты - одна из стран, не присоединившихся к Конвенции, поэтому необходимо проходить процедуру легализации.

Апостиль — это официальное свидетельство установленной формы, выданное уполномоченным органом государственной власти, подтверждающее, что печать, проставленная на документе, является подлинной, и что лицо, подписавшее документ, имело на это соответствующие полномочия, и, таким образом, документ должен быть признан законным для использования в другой стране.

Апостиль также можно определить как упрощенный способ легализации документа для использования в другой стране.

Применение апостиля установлено Гаагской Конвенцией, заключенной 5 октября 1961 года в Гааге (полностью «Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов»). Для России Конвенция вступила в силу 31 мая 1992 года.

Форма апостиля строго установлена Конвенцией в статьях 4 и 5. Визуальный образец апостиля можно найти в приложении к Гаагской Конвенции.

В приложении также указано, что апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см.

Согласно статье 4 Конвенции апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом, и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Апостиль может быть составлен на официальном языке выдающего его органа. Имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на официальном языке выдающего его органа. Заголовок "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" должен быть дан на французском языке.

Согласно статье 5 Конвенции апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.

Заполненный надлежащим образом апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Апостиль содержит следующую информацию:

• Страна, выдавшая апостиль
• Фамилия подписанта
• В какой должности выступает подписант
• При отсутствии подписанта - наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ
• Место удостоверения
• Дата удостоверения
• Сведения об удостоверяющем органе
• Номер удостоверения
• Печать выдающего органа
• Подпись уполномоченного подписанта от имени удостоверяющего органа

Апостиль принимают в странах – участницах Гаагской Конвенции, то есть в странах присоединившихся, подписавших и ратифицировавших Конвенцию.

В настоящий момент к Конвенции присоединились более 120 стран (среди них Германия, Италия, Франция, Греция, Панама, Норвегия, Великобритания, Венесуэла, Израиль, Австралия, Люксембург, Россия и др). Можно сказать, что к Конвенции присоединились большинство стран мира. Другими словами, апостилированные документы принимаются в большинстве стран земного шара.

Ниже Вы можете найти карту земного шара, где наглядно показаны страны – участницы Конвенции (синий цвет), страны, не присоединившиеся к Конвенции (серый цвет), страны в процессе присоединения (зеленый цвет):

Важно также отметить, что в некоторых учреждениях и банках стран, которые не присоединились к Конвенции и официально не принимают апостиль, в некоторых случаях апостилированные документы все же принимают. Апостиль является неким международным стандартом на настоящий день.

Таким образом, если нужно определить, примут ли апостилированный документ в той или иной стране, необходимо проверить актуальный список стран - участниц Гаагской Конвенции. Если после проверки все равно остались сомнения, можно связаться с соответствующим ведомством этой страны.

Апостилирвать можно любой официальный документ, который был выпущен на территории одной страны-участницы Конвенции и который должен быть представлен на территории другой страны-участницы Конвенции.

В статье 1 Конвенции определяется, какие документы рассматриваются официальными для проставления удостоверения апостиля:

1. документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
2. административные документы;
3. нотариальные акты;
4. официальные пометки, такие, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем, Конвенция не распространяется на:

1. документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами;
2. административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

На Кипре апостиль проставляется в государственном органе (суде) – Ministry of Justice and Public Order.

Документы, выданные государственными органами Кипра, например Регистраром, не требуют нотариального заверения перед проставлением апостиля и могут быть апостилированы напрямую.

Все остальные документы, то есть выданные/ подписанные не государственными органами Кипра, необходимо сначала заверить у Certifying Officer и District Officer.

В Лондоне государственным органом, который наделен полномочиями апостилировать документы, является His Majesty’s Principal Secretary of State for Foreign, Commonwealth and Development Affairs (Главный государственный секретарь Его Величества по иностранным делам, делам Содружества и развития).

Практически на все документы, выданные государственными органами, апостиль проставляется напрямую. В дополнительных заверениях нет необходимости.

Для апостилирования копий корпоративных документов, которые ранее подавались в Палату компаний / Companies House, необходимо первоначально заверить копии у нотариуса или по форме Statutory Declaration.

Все остальные документы, которые не выдавали государственные органы Великобритании и которые не подавались в Companies House, необходимо заверять у нотариуса или по форме Statutory Declaration первоначально.

Заверение по форме Statutory Declaration предусмотрено законом Statutory Declarations Act 1835. Данное заверение представляет собой заявление солиситору о том, что копии документов соответствуют оригиналам, и солиситор заверяет такое заявление письменно. При проставлении апостиля сотрудник государственного органа заверяет подпись солиситора.

Солиситор - это юрист-адвокат, имеющий релевантное образование и получивший лицензию. Солиситор имеет право вести судебные дела в судах низших инстанций и готовить материалы дела для ведения дел барристерами (специальными адвокатами). Солиситор и нотариус имеют разные полномочия и лицензии: солиситор оказывает юридические услуги, нотариус оказывает именно нотариальные услуги (подготовка нотариальных актов / выписок / протоколов), заверение документов и т.д.).

Апостиль в Гонконге проставляется в Верховном Суде / High Court.

Апостиль можно проставить на документы, выданные государственными органами, нотариусами и другими уполномоченными структурами Гонконга.

Для апостилирования документ нужно заверить.

В Гонконге существуют три типа заверения, на которые можно в дальнейшем проставить удостоверение апостиля:

На Британских Виргинских Островах сразу несколько государственных органов уполномочены проставлять удостоверение апостиля.

Апостиль можно проставить у:

• губернатора Британских Виргинских островов;
• заместителя губернатора Британских Виргинских островов;
• директора Финансовой службы;
• регистратора Высокого Суда.

Документы, выданные государственными органами Британских Виргинских островов не требуют дополнительных заверений. Апостиль проставляется напрямую на документ.

Для остальных документов необходимо заверить сначала документ у нотариуса и далее проставлять апостиль.

Чтобы использовать апостилированные документы на территории другой страны, потребуется также нотариально заверенный перевод документов на официальный язык страны, в которой планируется использование данных документов.