Что такое Certificate of Incumbency?

Основная цель Certificate of Incumbency – подтверждение личности лиц, уполномоченных подписывать документы от имени компании. Таким образом, это документ, который подтверждает текущую структуру компании и статус компании на момент его выпуска.

Certificate of Incumbency часто ассоциируется со словами «текущий» или «актуальный». Данное сравнение действительно является уместным, так как он отражает списки всех действующих назначенных офицеров и директоров компании, а в некоторых юрисдикциях еще и акционеров компании.

Это чрезвычайно важный деловой документ, который также может быть известен как бизнес-профиль или Свидетельство о занимаемой должности. Кроме того, что сертификат подтверждает структуру компании, он также может использоваться для других целей, например:

• Проверка и подтверждение имен и данных офицеров компании;
• Доказательство того, что определенное лицо имеет право производить транзакции от имени компании;
• Подтверждение личности всех лиц, уполномоченных подписывать документы от имени организации.

Пример:

Компания А планирует начать бизнес с компанией В, первая хотела бы знать, какие люди из компании В имеют право заключать контракты и проводить сделки от имени бизнеса.

Разнообразие терминов и понятий множества различных документов может ввести в заблуждение и запутать клиентов. Поэтому предлагаем ниже рассмотреть и изучить основные особенности именно Incumbency Certificate.

В зависимости от юрисдикции компании и регистрационного агента компании стоимость изготовления документа, нотариального заверения и апостиля может варьироваться в разных пределах (стоимость примерная, необходимо уточнять точную стоимость напрямую):

• Секретарь, обслуживающий компанию;
• Регистрационный агент, обслуживающий компанию.

Стандартно документ выпускается в оригинальной форме без заверения нотариуса и апостиля. На документе присутствует дата выпуска и подпись секретаря или регистрационного агента. При необходимости документы можно нотариально заверить и апостилировать/легализовать.

Кроме того, нередко банки и контрагенты запрашивают данный сертификат вместе с Certificate of Good Standing.

В таком случае необходимо уточнить у банка или контрагента, в каком виде требуется изготовление комплекта документов:

• Каждый документ в оригинальном виде (без апостиля);
• Каждый документ под отдельным апостилем;
• Апостилированная сшивка документов (два документа под одним апостилем).

Согласно нашей практике работы обсуждаемый нами сертификат не является бессрочным. Как правило, срок его действия варьируется от 6 до 12 месяцев – все зависит от требований конкретного контрагента или банка. Таким образом, в случае активной деятельности компании может возникнуть необходимость обновления сертификата на ежегодной основе (или даже чаще).

Сертификат обычно запрашивается контрагентами или финансовыми учреждениями в следующих случаях:

• При открытии банковского счета;
• При продлении полномочий в банке;
• При инициации крупной транзакции;
• При подаче отчетности в Налоговую инспекцию;
• Для проверки заявленных должностей директоров или должностных лиц в компании;
• Для подтверждения актуальной структуры компании;
• Для подтверждения права подписи уполномоченного лица;
• Для участия в сделках;
• Для подтверждения активного статуса компании.

Certificate of Incumbency известен практически во всех юрисдикциях. У этого сертификата нет единого установленного или предписанного формата.

Формат большинства Certificate of Incumbency дает иллюстрацию того, как образовалась компания и её текущий корпоративный статус. В основном сертификат включает следующую информацию:

• Наименование и регистрационный номер компании;
• Данные текущих директоров;
• Данные текущих акционеров;
• Данные о составе и количестве акций;
• Образцы подписей должностных лиц;
• Информация о дате назначения на позицию.

Кроме того, в Сертификат возможно включить дополнительную информацию, например:

• Подробная информация о реестрах компании;
• Налоговый номер;
• Информация о любых начислениях/ залогах;
• Подробная информация об авторизованных лицах банковского счета компании;
• Имена должностных лиц компании, которые могут заключать договор от имени компании;
• Подтверждение того, что компания находится в статусе “Good Standing”;
• Её текущее состояние (оплачены ли необходимые пошлины и сборы, начаты ли в отношении компании процедуры реорганизации, добровольной ликвидации или вычеркивания из реестра);
• Подтверждение того, что по компании не были предприняты какие-либо действия для закрытия;
• Подтверждение того, что по компании нет ожидающих судебных разбирательств.

Мы можем обозначить следующие примерные сроки изготовления документа:

• 5-7 дней (в скан-копии);
• 14-21 день (с учетом получения оригинала в Московском офисе).

В качестве аналогичных и похожих документов можно назвать две основных альтернативы Certificate of Incumbency. Они содержат меньшее количество данных, но могут использоваться в тех ситуациях, когда в полноценном сертификате Incumbency нет необходимости. К таким документам относятся:

• Выписка из торгового реестра (Company Search);
• Сертификат хорошего состояния (Certificate of Good Standing).

Выписка из торгового реестра и Certificate of Incumbency имеют частичные схожести. Выписка из торгового реестра отражает основную информацию и данные о компании и выпускается непосредственно Регистраром.

Помимо данных, указанных ниже в сравнительной таблице, следует не забывать, что Company Search также содержит даты уплаты ежегодных пошлин, а также дату последней фактической уплаты таких пошлин.

Кроме того, в выписке могут содержаться данные о намерении регистрационного агента уйти в отставку или об отставке регистрационного агента.

Certificate of Good Standing удостоверяет факт продления компании на момент выдачи документа, оплаты всех государственных пошлин и сборов.