Документы о назначении и смене директора в иностранной компании

Регистрация любой иностранной компании связана с процессом назначения на должность директора. В ходе дальнейшего администрирования компании у многих клиентов зачастую возникает потребность осуществить его смену. Эта необходимость может быть продиктована различными обстоятельствами, такими как: продажа компании другому лицу, необходимость открытия банковского счета, особенности ведения бизнеса и т.д. В данной статье мы рассмотрим общие положения, относящиеся к правам, обязанностям и ответственности директора иностранной компании, а также типовые документы, которые подписываются при его назначении и смене.

Наличие директора – это обязательный элемент в структуре любой компании, в том числе иностранной. Его должность предусмотрена как законодательными актами отдельных зарубежных юрисдикций, так и корпоративными актами каждой отдельно взятой компании.

С юридической точки зрения роль директора заключается в общем руководстве деятельностью иностранной (оффшорной) компании. Именно директор несет ответственность за все действия, совершенные от имени компании, и за все принятые решения.

Директор может быть физическим или юридическим лицом, а также номинальным и фактическим.

Минимальное количество директоров в компании должно равняться одному, максимальное число определяется уставом каждой отдельно взятой иностранной компании.

Директор занимает свою должность на срок:

• который может быть определен решением участников компании;
• до смерти директора;
• до прекращения существования компании, т.е. до ее ликвидации;
• до его смены на другое лицо по иным причинам.

Если обратиться к тексту типичного устава иностранной компании, то в нем указаны следующие права и обязанности директора:

1. оплата расходов, связанных с созданием и регистрацией компании;
2. назначение должностных лиц компании и их увольнение с замещаемых должностей, а также назначение регистрационного агента;
3. назначение жалования должностным лицам компании;
4. обеспечение надлежащего хранения документов компании;
5. подписание документов от имени компании и др.

При выполнении своих функций директор обязан действовать честно и добросовестно в интересах компании и проявлять внимательность, осмотрительность и умения, которые достаточно предусмотрительный человек проявил бы в подобных обстоятельствах.

В зависимости от структуры компании реальный директор является или представителем бенефициара или даже совпадает с личностью бенефициара. Соответственно, реальный директор обладает большей свободой в принятии решений, принимая их самостоятельно или при непосредственном согласовании с конечным собственником.

Назначение в компанию первого директора, а также его последующая смена на другое лицо обусловливает подписание определенного комплекта документов, которые мы сейчас подробно рассмотрим.

В данном документе директор выражает согласие с назначением на должность директора компании, начиная с указанной даты. В зависимости от юрисдикции consent может содержать и другую информацию, например, данные о регистрационном агенте и юридическом адресе компании.

Данный документ отражает персональные данные первого назначаемого на должность директора компании, а также дату его вступления в должность. В зависимости от юрисдикции документ может быть выдан от имени регистрационного агента или от имени акционера. Как правило, резолюция о назначении первого директора совпадает с датой регистрации компании, однако законодательство каждой отдельной иностранной юрисдикции устанавливает свой срок, в течение которого в компанию должен быть назначен первый директор. По БВО, к примеру, этот срок составляет 6 месяцев с даты инкорпорации, по Сейшелам – 9 месяцев.

Подписываются в целях защиты интересов конечного собственника в случае совершения директором каких-либо противоправных действий или действий, противоречащих интересам компании. В случае необходимости в такие письма впоследствии впечатывается дата отставки директора, на основании чего директор считается снятым с должности.

Важно обратить внимание, что как при назначении на должность первого директора, так и при последующей смене на нового директора, необходимо предоставлять определенный комплект документов, к числу которых относятся: документ, подтверждающий личность, и документ, подтверждающий адрес проживания. В отдельных случаях служба compliance может сделать дополнительный запрос документов.

В данном документе действующий директор добровольно слагает свои полномочия, прося принять свою отставку. Данный документ сразу подписывается датированн

В данной резолюции текущий директор одновременно с прошением о своей отставке просит назначить нового директора компании, указываются персональные данные нового директора (ФИО, дата рождения, паспортные данные, при необходимости также можно указать адрес проживания), а также дата его назначения на должность.

В некоторых случаях допускается осуществить смену директора решением акционеров. Этот вариант применим в случае невозможности получить подпись действующего директора, например, если текущий директор умер.

В данном документе новый директор выражает свое согласие с назначением на должность в конкретной компании, начиная с определенной даты, которая также указывается в согласии. Документ идентичен образцу, представленному в самом начале данной статьи.

Особенность данной юрисдикции заключается в необходимости обязательно файлировать реестр директоров после факта его назначения или смены. Законодательно установленный срок для совершения данных действий – 30 дней с даты смены/назначения. В реестре директоров указывается дата прекращения полномочий предыдущего директора, а также персональные данные нового.

Особенность смены директора в данных оффшорных юрисдикциях аналогична Британским Виргинским островам и заключается в необходимости файлировать реестр директоров с обновленными данными. Законодательный срок, предусмотренный для файлинга по Сейшелам, аналогичен – 30 дней.

По Белизу законодательство предусматривает обязанность предоставлять регистрационному агенту обновленный реестр, в котором содержится актуальная информация, в том числе о директоре, ушедшем в отставку, и о директоре, назначенном на его место.

В связи с тем, что в Англии существует открытый реестр компаний Companies House, особенность данной юрисдикции заключается в том, что смена директора также подлежит файлированию в Реестр, причем данные о смене являются публичными и доступны для просмотра любым лицам. Алгоритм работы с Companies House предусматривает необходимость готовить комплект специальных форм:

• AP01 (на назначение директора) и
• TM01 (на отставку директора).

Кипр, пожалуй, является одной из самых непростых для работы юрисдикций, что неизбежно отражается и на вопросах корпоративных смен. Сложность юрисдикции заключается в наличии требований по аудиту, которые влияют на многие вопросы обслуживания компании.

В частности, в связи с персональной ответственностью директоров по вопросам аудита, в случае наличия просрочки в подаче отчетности может потребоваться подписание специального гарантийного письма от имени бенефициара, в котором он гарантирует предоставление необходимых для прохождения аудита документов, оплату соответствующих услуг и др. данные (содержание письма не является определенным и может меняться case-by-case). Ниже для наглядности приводим пример такого письма.

На Кипре также существует публичный реестр компаний, в который файлируются данные о смене директора. Для этого готовится специальная форма HE4 на отставку действующего директора и на назначение нового. При необходимости в Реестре можно заказать сертификат директоров (certificate of directors), подтверждающий осуществленную смену.

В плане особенностей обслуживания компаний Гонконг во многом похож на Кипр, здесь также существует влияние обязательного аудита в том числе и на вопросы корпоративных смен.

По этой причине в случае наличия просрочки по подаче отчетности также может потребоваться подписание специального гарантийного письма от бенефициара. Непосредственно для процедуры смены необходимо подать в Гонконгский Регистрар форму ND2A на смену директора, после чего можно заказать Company Particulars Search, заверенный Регистраром, который отражает новую корпоративную структуру.

Занимая должность директора, данное лицо несет ответственность, установленную нормами законодательства страны регистрации иностранной компании и внутренними корпоративными документами. В данном параграфе мы разберем наиболее общие положения ответственности директора, которые применимы ко всем иностранным юрисдикциям.

При осуществлении своих обязанностей директор вправе полагаться на финансовую документацию по компании, различные экспертные или профессиональные заключения. Однако данное обстоятельство не снимает с директора обязанность проверять предоставленную ему информацию, проявляя должную осмотрительность и добросовестность.

Директор может быть привлечен к ответственности в следующих случаях:

1. если обязательства возникли в результате нарушения им своих обязанностей, халатности или мошеннических действий;
2. если правонарушения совершают другие участники компании, а на директора возлагается обязанность контролировать или санкционировать их действия.

Законодательство устанавливает 2 вида наказаний, которые могут налагаться на директора в случае совершения им противоправных действий:

• денежный штраф и
• тюремное заключение.

Денежный штраф является более популярным видом наказания, а тюремное заключение применяется лишь за наиболее тяжкие правонарушения. При этом, как правило, тюремное заключение идет в качестве альтернативы к штрафу, налагаемому в крупном размере.