Учет расходов на медицинский осмотр работников

Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта, должны проходить обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры (обследования) для определения их пригодности для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний в силу ст. 213 Трудового кодекса РФ.

Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других проходят указанные медицинские осмотры (обследования) в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.

Из этого следует, что работодатель должен исполнить свою обязанность по организации проведения предварительного медосмотра либо до, либо после заключения трудового договора с работником. В случае если медосмотр будет проведен после заключения трудового договора, а работник окажется непригоден для выполнения своих трудовых функций, то работодателю придется расторгнуть договор или перевести работника на работу, не требующую соблюдения ст. 213 ТК РФ. В первом случае работнику придется выплатить средний заработок за время прохождения медосмотра и выходное пособие.

Расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, гражданскую оборону, лечение профессиональных заболеваний работников, занятых на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, а также расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации, относятся к прочим, связанным с производством и реализацией. Датой признания таких расходов является дата составления акта об оказании медицинских услуг (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость медицинского осмотра работников, обязанность по проведению которого возложена законодательством на работодателя, не включается в налоговую базу по НДФЛ, и не подлежат обложению страховыми взносами.

Медицинские услуги, которые оказываются медицинскими организациями и (или) учреждениями населению, по диагностике, профилактике и лечению независимо от формы и источника их оплаты по перечню, утверждаемому Правительством РФ, также не подлежат обложению НДС. При этом указанная льгота применяется, если у медицинской организации имеется лицензия на осуществление конкретного вида деятельности.

В учете при отражении операций по обязательным медицинским осмотрам производятся следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”отражаются затраты по прохождению работниками предприятия медицинских осмотров в медицинской организации;

Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”,К-т сч. 51 “Расчетные счета”оплачены услуги медицинской организации;

Д-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,К-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”отражаются затраты по прохождению медосмотра работниками самостоятельно;

Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”,К-т сч. 50 “Касса”компенсируются затраты работникам;

Д-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”отражаются затраты на медосмотр лица, которое не было принято на работу;

Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”,К-т сч. 51 “Расчетные счета”оплата услуг медицинской организации;

Д-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,К-т сч. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”начисляется средний заработок работникам за время прохождения медосмотра;

Д-т сч. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”удерживается сумма НДФЛ с размера среднего заработка, выплаченного работникам за время прохождения медосмотра;

Д-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,К-т сч. 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”начисляется сумма страховых взносов с размера среднего заработка, начисленного работникам за время прохождения медосмотра;

Д-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”, 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”,К-т сч. 51 “Расчетные счета”перечисляются в соответствующие фонды суммы НДФЛ и страховых взносов;

Д-т сч. 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”,К-т сч. 50 “Касса”выплачивается средний заработок работникам за время прохождения медосмотра;

Д-т сч. 90-2 “Себестоимость продаж”,К-т сч. 20 “Основное производство”, 44 “Расходы на продажу”,все затраты включаются в расходы.

Затраты на медосмотры, которые для работников не являются обязательными, не признаются обоснованными и соответственно не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Списание таких затрат можно произвести на счет 91-2 «Прочие расходы, не учитываемые в целях налогообложения». В этом случае суммы компенсации по затратам работников будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

На сумму необоснованных затрат возникает постоянная разница, приводящая к отражению постоянного налогового обязательства (ПНО).

В бухгалтерском учете при отражении операций по не обязательным медицинским осмотрам до уплаты налога на прибыль производятся бухгалтерские записи:

Д-т сч. 91-2 “Прочие расходы”,К-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”отражаются затраты по прохождению не обязательного медосмотра работниками самостоятельно;

Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”,К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”начислена сумма НДФЛ с компенсации затрат работников;

Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”,К-т сч. 50 “Касса”компенсированы затраты работниками;

Д-т сч. 91-2 “Прочие расходы”,К-т сч. 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”начислена сумма страховых взносов с компенсации затрат работникам;

Д-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”, 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”,К-т сч. 51 “Расчетные счета”перечислены в соответствующие фонды суммы НДФЛ и страховых взносов;

Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”,К-т сч. 51 “Расчетные счета”оплачены услуги медицинской организации;

Д-т сч. 91-2 “Прочие расходы”,К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”отражены прочие расходы, не учитываемые в целях налогообложения;

Д-т сч. 99 “Прибыли и убытки”,К-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”отражено ПНО. При определении обязательности прохождения медосмотра сотрудниками организации могут возникнуть вопросы, например, относительно медицинского осмотра работников, профессионально связанных с эксплуатацией персональных электронно-вычислительных машин.

Вредными факторами являются: физические факторы, в том числе излучения, зрительно напряженные работы: с оптическими приборами и наблюдение за экраном. Лица, работающие с ПЭВМ более 50 % рабочего времени (профессионально связанные с эксплуатацией ПЭВМ), должны проходить обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в установленном порядке в соответствии с п. 13.1 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03.

Однако, несмотря на четкое определение по данному вопросу, организации- налогоплательщики часто оспаривают свою позицию в суде, который во всех обоснованных случаях принимает сторону налогоплательщиков (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 30.06.08 № 09АП-7133/2008-АК по делу № А40-2101/08-109-5, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.08 по делу № А40-2101/08-109-5).