Подготовка корпоративных документов

К корпоративным документам относятся документы, которые регламентируют правовой статус и юридические основы деятельности организации, ее внутреннее функционирование.

К корпоративным документам, прежде всего, относятся учредительные документы. В коммерческих и некоммерческих организациях, а также в зависимости от организационно-правовой формы эти документы будут различаться.

1) Устав – обязательный документ компании, который регулирует деятельность компании, закрепляет права и обязанности участников, порядок управления, правила распределения прибыли и другие положения.

2) Договор об учреждении Общества – документ, определяющий порядок осуществления несколькими партнерами их совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, а также размер, порядок и сроки оплаты таких долей в уставном капитале общества. Важно отметить, что договор об учреждении не является учредительным документом общества и не заменяет собой Устав. Такой договор обязателен для компаний с несколькими участниками и регулирует их отношения на этапе создания компании.

3) Решение – документ, закрепляющий волю единственного участника или нескольких учредителей / участников Общества (в данном случае, оформляется протоколом) о совершении юридически значимых действий. Например, решение о создании юридического лица, решение о назначении генерального директора, решение об увеличении уставного капитала, решение о выплате прибыли (дивидендов) и проч.

В отличие от решений, принимаемых единственным участником / акционером компании единолично без подготовительных процедур, проведение заседания высшего коллегиального органа или иного коллегиального органа компании требует соблюдения установленного порядка и сроков организации данного мероприятия. Более того, в ряде случаев принятие решение как единственным участником / акционером, так и собранием участников / акционеров требует обязательного нотариального удостоверения.

Мы будем рады оказать услуги по организации проведения заседания высшего коллегиального органа управления компании, иного коллегиального органа (Совета директоров и т.п.), включая подготовку необходимых документов для созыва и для предоставления нотариусу, реестродержателю в случаях, когда их присутствие обязательно, а также услуги по сопровождению нотариального удостоверения единоличных решений.

4) Положение – документ, выполняющий функцию правовой базы компании, содержит правила, обязательные к исполнению в компании, основанные на нормах корпоративного права, а также . К таким документам относятся, например: положение о проведении заочного голосования, положение о проведении заседания Общего собрания участников Общества и др.

5) Политика – это набор правил, процедур и стандартов, которые регулируют деятельность компании, устанавливают нормы поведения сотрудников и определяют ответственность всех участников организации, например, политика о распределении прибыли и т.п.

6) Приказ – официальное письменное распоряжение руководства, направленное на организацию работы компании или принятие решений по различным вопросам. К таким документам относятся, например: приказы о создании комиссий, об уничтожении документов, создании сайта организации, об утверждении документов и проч.

Каждая организация обязана в своей деятельности соблюдать многочисленные требования и законодательные нормы, большинство из которых подразумевают разработку соответствующих документов, хранящихся в организации. Такие документы должны быть актуальными по своему содержанию, с ними должны быть ознакомлены все предусмотренные законом лица, и именно их в первую очередь требуют и изучают контролирующие органы при плановых и внеплановых проверках.

Перечень таких документов может различаться в зависимости от вида и организационно-правовой формы организации, количества работников, места нахождения организации и иных факторов. Например, это:

1. Трудовые, кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты.
2. Документы по охране труда.
3. Документы в сфере персональных данных.
4. Документы по электробезопасности.
5. Документы по пожарной безопасности.
6. Документы для осуществления воинского учета.
7. Документы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям.

Мы готовы проконсультировать как по перечню обязательных документов и требований для конкретной организации, составив удобную памятку для организации, так и разработать актуальные тексты согласно всем действующим нормам закона.