Кадрово-правовой аудит

Ведение кадрового делопроизводства и составление кадровой документации – рутинная работа всех работодателей. И потому зачастую руководители компаний не считают нужным уделять этому направлению повышенное внимание: принимаем, переводим, увольняем, выплачиваем заработную плату – что ж еще?

Однако экономический кризис поднял волну проверок со стороны трудовых инспекций и прокуратуры и выявил массовые нарушения трудового законодательства со стороны работодателей. Многие компании поплатились за свое несерьезное отношение к юридически грамотному оформления трудовых отношений и ведения кадрового делопроизводства штрафами, дисквалификацией руководителей, приостановкой деятельности, затяжными судебными спорами.

Как не допустить подобных последствий? Ответ прост – регулярно проводить кадрово-правовой аудит.

Кадрово-правовой аудит (кадровый аудит, аудит кадровой документации) представляет собой юридическую экспертизу кадровой документации на соответствие законодательству РФ.

Цели кадрово-правового аудита состоят в том, чтобы, в первую очередь, выявить нарушения и/или недостатки в ведении кадрового делопроизводства, уменьшить, а в идеале, ликвидировать риски, связанные с выявленными и возможными нарушениями законодательства, предотвратить или по возможности уладить уже имеющиеся споры с работниками, устранить несоответствия кадровой документации требованиям действующего законодательства.

Кадрово-правовой аудит включает:

• проверку наличия обязательных кадровых документов;
• проверку соответствия трудовому законодательству РФ положений трудовых договоров, правильность их оформления;
• юридический анализ локальных актов компании на соответствие трудовому законодательству РФ;
• проверка правильности оформления трудовых книжек работников;
• проверка правильности оформления приема, переводов, увольнения работников и прочих вопросов трудовых отношений;
• проверка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов;
• выработку предложений по устранению обнаруженных нарушений и несоответствий действующему законодательству.

Когда следует проводить кадрово-правовой аудит?

Целесообразно проводить кадрово-правовой аудит раз в год для оперативного выявления и устранения нарушений и недостатков в работе кадровой службы. Кроме того, рекомендуется проводить кадровый аудит в следующих случаях:

• при купле-продаже действующих предприятий в порядке проведения due diligence;
• при смене руководителя компании, при полной смене состава участников/акционеров, собственников компании;
• регулярно раз в полгода в случае, если ведение кадрового делопроизводства осуществляется неспециалистом;
• при передаче дел от одного кадрового работника другому;
• конфликт с работником, грозящий перерасти в проверку трудинспекции или судебный спор;
• серьезные изменения трудового законодательства.

По итогам кадрово-правового аудита готовится юридическое заключение, в котором:

• отражаются результаты вышеуказанных проверок с перечнем выявленных нарушений и недостатков с указанием ссылок на нормативно-правовые акты и судебную практику;
• приводится список отсутствующих или неверно оформленных обязательных документов кадрового делопроизводства;
• даются рекомендации по устранению выявленных нарушений и противоречий в кадровых документах, в работе кадровой службы.

Наша компания гарантирует конфиденциальность всех сведений, полученных в ходе проведения кадрово-правового аудита.

Кадрово-правовой аудит может проводится как по месту нахождения заказчика, так и непосредственно в офисе нашей компании с соблюдением условий конфиденциальности полученных от заказчика сведений.

Кадрово-правовой аудит может проводиться в двух видах:

1. полный аудит (общий) – полная проверка всех локально-нормативных актов, поштучная проверка всех кадровых документов за оговоренный с заказчиком период;
2. выборочный аудит – тематическая проверка пакета кадровых документов, например, проверка правильности оформления приема на работу на примере 3-4 работников, выбранных случайно или по определенных критериям; проверка отдельного блока кадрового делопроизводства.

Бухгалтерский аспект

При проведении кадрово-правового аудита возможно проведение проверки аудиторами кадровой и бухгалтерской документации, а именно:

• Проверка правильности исчисления сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
• Проверка правильности исчисления сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;
• Проверка правильности исчисления налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, ученическим договорам в части единого социального налога, взносов в государственные внебюджетные фонды, налога на доходы физических лиц; проверка соответствия предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
• Проверка правильности сведений, представляемых в Пенсионный Фонд РФ (персонифицированный учет);
• Проверка правильности сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
• Проверка правильности оформления командировок в организации, расчета командировочных, налоговых последствий;
• Анализ налоговых рисков иных выплат в пользу физических лиц, осуществляемых организацией;

Стоимость аудиторских услуг оплачивается отдельно и определяется из расчета почасовой ставки.