Легализация документов гонконгской компании

Наш эксперт Елена Данкова расскажет нюансы легализации документов гонконгской компании на примере Туркменистана. Виды легализации в Гонконге:

• для стран у которых есть консульство в ГК;
• для стран у которых есть консульство только в Пекине;
• для использования в Китае (особые нотариусы).

Александр Алексеев (А.А.): Здравствуйте дамы и господа! У нас очередной вебинар. Сегодня в нашей студии Елена Данкова – руководитель юридического отдела GSL и Алексеев Александр. Сегодня наша тема в отличие от последних тем и, наверно, тем последнего года далеко не такая значимая как те темы, которые нам предлагает современность. Не говорим сегодня ни об автоматическом обмене, ни о base erosion and profit shifting. Таким образом, мы хотим вам проиллюстрировать, из чего и из каких мелочей состоит наша работа. Мы говорим про очень технический случай, который вряд ли для вас будет потенциально интересен, поскольку вряд ли вы с ним столкнетесь. Ну, а мне он интересен для того, чтобы проиллюстрировать вам из каких, в том числе не юридических моментов состоит наша работа. И эта работа, в том числе определяет стоимость, которую вам транслируем, и вот она бывает иногда завышена, и вот сейчас попытаемся объяснить, в том числе почему. Собственно я передаю слово Лене Данковой, и ты тогда сама изложи задачу, а я тебе буду дополнительные вопросы задавать.

Елена Данкова (Е.Д.): Спасибо. Добрый день! Да, конечно, Александр правильно сказал, что здесь такой технический момент, но он весьма важен, потому что если вы имеете какие-то иностранные компании, которые вы используете в своем бизнесе, а бизнес у вас идет в другой стране, то для предоставления куда-либо официальных документов, они должны быть соответствующим образом оформлены, в том числе легализованы. Конечно, уже большая часть государств подписали конвенцию об апостиле, которая упростила порядок легализации. Но есть и те страны, которые до сих пор не присоединились и пользуются консульской легализацией, где процедура более сложная, она многоступенчатая, но она необходимая.

А.А.: Это было преамбулой. Какая задача была у нашего клиента? И что мы реализовали?

Е.Д.: Наш клиент имеет компанию в Гонконге. Клиент и его бизнес находится в Туркменистане и для предоставления в Туркменистан им необходимы документы гонконгской компании.

А.А.: Туркменистан не подписал…

Е.Д.: Да. Туркменистан не подписал конвенцию об апостиле, поэтому документ пришлось легализовывать.

А.А.: То есть через консульство той страны, куда документы потом должны быть представлены.

Е.Д.: Да, через консульство той страны, нахождения инкорпорации компании. Здесь вообще, если мы говорим о консульской легализации в Гонконге нужно учитывать, что она бывает трех вариантов:

1. Консульская легализация для тех стран, которые имеют свое консульство непосредственно в Гонконге;

2. Для тех стран, которые не имеют консульство в Гонконге, как в нашей ситуации, Туркменистан имеет своё консульство только в Пекине;

3. И третье, когда документы предоставляются только на территории Китая, тогда там достаточно определенного нотариального заверения и это тоже признается как легализация.

Таким образом, в нашей ситуации мы шли по процедуре, когда наша компания имеет офис в Гонконге, а нам еще необходимо было попасть в консульство в Пекине, что вызвало тоже определенные накладные расходы, определенные сроки.

А.А.: То есть документы гонконгской компании должны были быть легализованы через консульский отдел посольства Туркменистана в Пекине?

Е.Д.: Да. Совершенно верно. Что здесь нужно учитывать, что если мы хотим легализовать документы гонконгской компании или вообще какой бы то ни было компании, при легализации в отличие от апостяли нельзя сделать сет. Каждый документ должен легализоваться отдельно. Отдельно свидетельство о регистрации, отдельно устав, отдельно, что бы там еще не понадобилось.

А.А.: А в Гонконге там, по-моему, традиционно больше документов чем, например на БВО. Там какие-то налоговые документы, business certificate, что-то еще…

Е.Д.: Да. Есть такие документы, но вообще в Гонконге надо иметь в виду, что там электронный документооборот и поэтому все документы нужно запрашивать в регистраре. И здесь что нужно учитывать, при легализации мы можем работать с документами, так называемыми оригиналами, полученными с соответствующими штампами, так и просто с копиями, то есть не обязательно запрашивать новые документы. То есть на этом этапе возможна какая-то вариация со стоимостью. В нашей ситуации мы брали копии документов, для которых в этом случае все равно ставить определенный штампик в регистраре. После этого на данный штамп ставится апостиль. Апостиль мы все равно никак не минуем. Апостиль в обычном порядке ставится вот на эти документы специальным штампом, поставленным регистраром компании.

А.А.: Давай сейчас считать шаги для того чтобы получить легализованные копии:

Первый шаг: мы запросили их в регистраре, заверив их регистраром.

Е.Д.: Нет, мы несем свои копии, просто на ксерокопии поставили специальный штампик. Это быстрее и дешевле. Можно запросить копии документов, которые также выдадут из регистрара.

А.А.: То есть простые копии мы заверили штампиком регистрара. Второй шаг: получили на этот штампик апостиль.

Е.Д.: А третий шаг: это уже нотариальное заверение – подпись того лица, кто подписался под апостилем. И здесь не все нотариусы могут использоваться. Там нотариусы со специальными полномочиями, делающие международную интериоризацию.

А.А.: Интересно. Тут вот даже я знаю, что солиситора нельзя. Значит из нотариусов тоже кого-то можно, а кого-то нельзя.

Е.Д.: Да. Это нотариусы делающие международную интериоризацию. В принципе мы не прошли эту процедуру, но технически уточнили, что солиситоры могут тоже сделать вот эту международную интериоризацию, но это немножко дольше и немножко дороже и мы это не проходили, но это возможно. Это тоже не все солиситоры.

А.А.: Еще интересно, по-моему, в обычной практике как раз сначала идет нотариальное заверение, потом идет апостиль.

Е.Д.: Да.

А.А.: А здесь значит, в обратную сторону после апостиля требовалось нотариальное заверение.

Е.Д.: Да.

А.А.: Интересно.

Е.Д.: После этого уже вот с этими документами, которые апостилированы и нотариально заверены, мы обращаемся в посольство Китая, находящегося в Гонконге. В его консульский отдел. Туда уже предоставляется определенный комплект документов, он довольно таки большой. То есть там заполняются определенные формы, формы должны быть составлены, и письма. Эти письма составляются обязательно на бланке компании с приложением печати и подписью акционера и директора.

А.А.: То есть это такое заявление на оформление легализации.

Е.Д.: Да. Тут есть определенные нормы, есть вот это заявление в определенной форме, ну и тут прикладывается определенный комплект документов, паспорта директора, паспорта акционеров, доверенность на того, кто подает документы, то есть определенный комплект документов.

А.А.: То есть и на подающего.

Е.Д.: Да, и на подающего даже еще предоставляется копия паспорта помимо доверенности. И тут нужно учитывать, что если директор гонконгской компании у вас нерезидент, у вас возникнут дополнительные расходы на пересылку вот этих вот документов подписанных. То есть это нужно учитывать в сроках и расходах. И когда мы уже получили документы от консула в Гонконге…

А.А.: Китайского консула в Гонконге?

Е.Д.: Да. Министерства иностранных дел Китая в Гонконге. То вот эти документы уже высылаются в Пекин. Вот здесь тоже надо учитывать, чтобы там консульство Туркменистана было. Здесь были свои особенности, там был довольно таки большой комплект документов. Он большой, но не сложный, те же формы, те же заявления, те же доверенности, то же подписание директором компании с приложением печати и на бланке компании. Здесь нужно учитывать, что как правила, эти консульства работают не каждый день. Здесь нужно просто знать там два приемных дня и то, что там определенный менталитет и комплект документов может меняться.

А.А.: Я бы еще добавил, что учитывать то время, которое уходит не только на то, чтобы принести, но и составить, подготовить, потому что впоследствии это почасовка включается в стоимость.

Е.Д.: Совершенно верно. Вот в нашем случае пришлось привлекать стороннего человека и расходы немножко возросли, потому что сказали по телефону, что одни документы, в консульстве сказали, что документы другие. Не принципиально, но в силу того, что нужно было подписывать…

А.А.: Потом сколько-то там ждать, потому что они не во все часы работают.

Е.Д.: Ну, в принципе, если уже правильный комплект документов, то эта легализация занимает два дня. Это последний этап после, которого документы уже будут готовы.

А.А.: 2 дня. То есть сдаешь, и через несколько дней они выдают?

Е.Д.: Да.

А.А.: Я вот просто помню, как это все происходит там, где я сталкивался с заверением в Англии. Это может быть длинная очередь, но сам штампик это минут 7. На Кипре еще, по-моему, быстрее может быть. А здесь подача и только на следующий день можно забрать.

Е.Д.: Да. Я сама непосредственно с этим сталкивалась только в Лондоне и там действительно, кстати, тоже с посольством Туркменистана – консульством, то есть документы мы подали и в этот же день, нам не сразу их отдали, но нужно было прийти через 3 часа. Кстати интересный момент, что раньше можно было легализовать документы в Лондоне необязательно той страны, ну в том числе гонконгские документы. Сейчас эта процедура недоступна. В принципе это правильно, потому что если правильно читать, как производится консульская легализация, она должна быть в той стране, откуда вышел документ.

А.А.: Но нам пока, вроде, удается легализовывать доверенности компаний не только английских, но и других юрисдикций, если я не ошибаюсь?

Е.Д.: Я бы так не сказала, потому что вот даже с этой процедурой, которую мы сейчас делаем, мы попробовали ее сначала сделать через Лондон. И у нас даже взяли документы в консульстве Туркменистана и нам вернули их через 2 дня и деньги вернули, сказав, что это нужно делать только в той стране, откуда вышел документ.

А.А.: Понятно.

Е.Д.: Вот в случае с доверенностью, если она подписана не в той стране, то может быть.

А.А.: Я вот не помню, как мы вышли из положения, но мне кажется, что мы продолжаем ставить апостиль через наш лондонский офис.

Е.Д.: Ну, вот последние несколько раз эта процедура не прошла, потому что требуют, чтобы шли легализовывать в ту страну, откуда вышел документ.

А.А.: Понятно. Ну что, мы близимся к завершению. То есть это был последний этап.

Е.Д.: Да. 5 этапов, если так посмотреть, то есть дольше и дороже чем обычный апостиль.

А.А.: И сколько у нас вот это все заняло времени? Я так полагаю пару месяцев с учетом того, что мы изыскивали другие возможности, пробовали это сделать через консульство в Лондоне, искали исполнителей.

Е.Д.: Да. Времени у нас это заняло довольно таки много, наверно месяца полтора. Но теперь процедура прошла, и я думаю, что ее можно сделать за 2-3 недели. Но здесь всегда нужно учитывать менталитет, потому что здесь всегда может меняться…

А.А.: Китайский менталитет…

Е.Д.: Да, что может меняться все в консульстве, грубо говоря, говорят одно, а потом когда приедешь, говорят другое, ну вообще они любят поговорить. Ну, где-то 3 недели для легализации срок реальный.

А.А.: И второе, что интересно это стоимость. Я вот вижу, что ты сделала все подробно-подробно. Наверно, детально не имеет смысл рассказывать, а только финальный этап, во что это вылилось.

Е.Д.: Ну, скажем так даже, если говорить по себестоимости, то это вылилось большем, чем в 2000 долл.

А.А.: Себестоимость?

Е.Д.: Да.

А.А.: Ни фига себе. Я вот здесь смотрю, этап третий у нотариуса 284 долл., а это несколько документов вместе, значит 867 долл. Да, здесь же у нас увеличивает стоимость то, что ты сказала с самого начала, что нельзя это сетом заверять. Нужно платить за каждый отдельный документ.

Е.Д.: Да, нужно учитывать, что платишь за каждый отдельный документ. Вот в нашем конкретном случае, у нас было всего 3 документа и вот мы вышли на такую стоимость. Притом что самое дорогое это международное заверение у нотариуса. Но здесь можно иметь в виду, что если у тебя больше 2 документов, то с ними уже можно торговаться. То есть там возможны определеннее скидки.

А.А.: Если долго и много работаешь с этим нотариусом. Я тоже помню наши первые выходы, как делать в Гонконге обычный апостиль. Мы действительно подходили к нотариусам, которые выставляли там 500 – 800 долл. за заверение. Понятно, что они сразу сильно падают, если мы им какой-то поток даем. Но вот в итоге для обычного апостиля, во-первых, не нужен нотариус, во-вторых, не обязателен солиситор, а мы нашли вообще интересный вариант. Ты в курсе?

Е.Д.: Да, конечно.

А.А.: Вот этот вот чиновник по клятвам, который делает заверения, после чего можно идти за апостилем бесплатно. Таким образом, если знать пути, то можно серьезно уменьшить стоимость. Но вот это редкий случай, нечасто мы сталкиваемся с такой необходимостью, поэтому здесь было не до торговли, и в результате так возросла цена. Понятно, ну, если ты ничего больше не хочешь добавить, то в принципе мы, наверно, исчерпывающе рассказали про такую техническую процедуру. Важны нам были сроки и стоимость. И детально рассказали по процедуре.

Е.Д.: Да. Так что если что, задавайте вопросы, на все ответим.

А.А.: Все спасибо большое. Ждем вас в следующий раз на наших вебинарах. До свидания!

Е.Д.: Спасибо!