Бумажные и Интернет СМИ  Бухгалтерия: просто, понятно, практично, 2012, Вера Сазонова

Обеспечиваем сотрудников форменной одеждой


В компании принято решение о введении формы одежды для некоторых категорий работников. Бухгалтеру к такому нововведению лучше подготовиться заранее. В частности, проанализировать разные варианты снабжения работников форменной одеждой, чтобы оценить последствия в налоговом учете

Публикация

Чем руководствоваться

  1. 1ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н.
  2. 2Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.
  3. 3Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, утв. приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н.

Cледует различать специальную и форменную одежду. Предназначение форменной одежды, в отличие от специальной, состоит не в предотвращении или уменьшении воздействия на работников вредных или опасных производственных факторов и не в защите от загрязнения. Форменная одежда должна демонстрировать принадлежность работника к конкретной фирме. Поэтому ее обычно изготавливают в единой цветовой гамме, нередко с нанесением товарных знаков или логотипов фирмы, ее символики. Причем все это наносится непосредственно на одежду, а не просто на значки, галстуки, косынки или жилеты. Такое исчерпывающее определение форменной одежды дали финансисты (письмо Минфина России от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99).

Форменная одежда передана во временное пользование

Один из вариантов обеспечения работников форменной одеждой  -  передача во временное пользование. В зависимости от стоимости и срока использования форменную одежду, выданную в пользование, можно учитывать:
  • в составе материально-производственных запасов;
  • в составе основных средств.
Учет одежды в составе МПЗ. Форменную одежду, стоимость которой не превышает 40 тыс. руб., можно учитывать в составе МПЗ вне зависимости от срока ее использования (п. 5 ПБУ 6/011). Разумеется, если такой стоимостной  лимит для основных средств установлен бухгалтерской учетной политикой компании.

Существует, как минимум, два варианта учета одежды в составе МПЗ. Выбранный вариант компания должна описать в своей учетной политике.

1. Единовременное списание. Этот вариант основан на обычном порядке учета материалов, отпускаемых со склада компании в производство (п. 93 Методических указаний по учету МПЗ2). На счете 10 «Материалы» компания открывает специальный субсчет, например, «Форменная одежда». Тогда бухгалтерские проводки будут такими:

Дт 60 Кт 51 – перечислена оплата поставщику за форменную одежду;
Дт 19 Кт 60 – отражен «входной» НДС;
Дт 10 субсчет «Форменная одежда» Кт 60 – форменная одежда оприходована на склад;
Дт 20 (26, 44...) Кт 10 субсчет «Форменная одежда» – форменная одежда выдана сотрудникам в пользование.

Поскольку стоимость одежды при передаче работникам при этом варианте  учета сразу списывается на себестоимость продукции (работ, услуг), компания должна обеспечить надлежащий контроль над  движением и состоянием одежды, срок использования которой более 12 месяцев (п. 5 ПБУ 6/011). Например, можно организовать забалансовый учет или на уровне мастеров участков вести специальные журналы учета.

2. Равномерное списание. В данном случае к форменной одежде компания применяет порядок учета, аналогичный порядку учета спецодежды (п. 13, 18 – 20, 26, 27 Методических указаний3). К счету 10 открываются субсчета «Форменная одежда на складе» и «Форменная одежда в эксплуатации». Списание со счета 10 происходит линейным способом (ежемесячно равными частями) в течение всего срока полезного использования одежды. Проводки (начиная с третьей – первые две не изменяются) будут такие:

Дт 10 субсчет «Форменная одежда на складе» Кт 60 – одежда оприходована на склад;
Дт 10 субсчет «Форменная одежда в эксплуатации» Кт 10 субсчет «Форменная одежда на складе» – одежда выдана сотрудникам в пользование.

Далее ежемесячно делается проводка:
Дт 20 (26, 44…) Кт 10 субсчет «Форменная одежда в эксплуатации» – часть стоимости одежды списана на себестоимость продукции (работ, услуг).

Учет одежды в составе основных средств. Форменную одежду, стоимость которой превышает 40 тыс. руб., а срок использования свыше 12 месяцев, нужно учесть в составе основных средств (п. 4 и 5 ПБУ 6/01). Метод начисления амортизации необходимо закрепить  в учетной политике.  Бухгалтерские проводки при этом будут следующие:

Дт 60 Кт 51 – перечислена оплата поставщику за форменную одежду;
Дт 19 Кт 60 – отражен «входной» НДС;
Дт 08 Кт 60 – получена от поставщика форменная одежда;
Дт 01 субсчет «Основные средства на складе» Кт 08 – одежда принята к учету в качестве объекта основных средств;
Дт 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кт 01 субсчет «Основные средства на складе» – форменная одежда выдана сотрудникам в пользование.
Дт 20 (26, 44...)  Кт 02 – отражено ежемесячное начисление амортизации по форменной одежде.

Налог на прибыль. Если ношение сотрудниками форменной одежды предусмотрено в законодательстве, то проблем с включением ее стоимости в состав расходов по налогу на прибыль у компании не возникнет (письмо Минфина РФ от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349).

Не возникнет проблем  и со списанием форменной одежды, выдача которой предусмотрена трудовым (коллективным) договором (письмо Минфина России от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109). А вот когда ношение формы не предусмотрено законодательно и не предписано трудовым (коллективным) договором, то  доказать правомерность соответствующих расходов можно только в суде (постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.10.2007 № 18АП-6699/2007).

Если компания в бухучете отражает выданную работникам одежду в составе основных средств, и при этом стоимость одного комплекта превышает 40 тыс. руб., то и в налоговом учете расходы признаются через начисление амортизации.  В противном случае затраты на покупку форменной одежды можно учесть в составе материальных расходов в качестве «затрат на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым» (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ, письмо Минфина России от 09.02.2009 № 03-03-06/1/43, от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87). Такие расходы считаются осуществленными на дату  выдачи одежды работнику (п. 2 ст. 272 НК РФ). В зависимости от перечня прямых расходов, установленного организацией в целях налогообложения, соответствующие суммы при расчете налога на прибыль уменьшают налоговую базу в составе прямых или косвенных расходов.

В связи с тем, что одежда находится в собственности организации, затраты на ее использование работником (хранение, стирку, сушку, ремонт и замену)  в налоговом учете можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции (на основании подп.49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Необходимо также помнить об условиях признания расходов из ст. 252 НК РФ.

НДС. Передача форменной одежды во временное пользование НДС не облагается, поскольку нет реализации: право собственности на форму остается за компанией (п. 1 ст. 146 НК РФ). Что касается «входного» НДС, то однозначного ответа о возможности налогового вычета законодательство не содержит.

С одной стороны, если форменная одежда используется компанией в деятельности, облагаемой НДС, то логичнее «входной» налог, предъявленный поставщиком одежды, принять к вычету (ст.171 НК РФ). Ведь  хотя одежда и выдана работникам в пользование, используют они ее (как и любой производственный инструмент) при выполнении работ (оказании услуг) в рамках деятельности компании. Поэтому «входной» НДС по одежде должен приниматься к вычету при надлежаще оформленных счете-фактуре и первичных документах (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).  С другой стороны, такой подход может повлечь непонимание налоговой инспекции. Ведь официальных разъяснений по этому вопросу нет, и арбитражная практика пока не сложилась.

НДФЛ и страховые взносы. Стоимость форменной одежды в такой ситуации не  образует у сотрудника дохода. Значит, НДФЛ удерживать не нужно. К таким выводам пришли чиновники Минфина России (письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19).

Так как форменная одежда выдана на возвратной основе, и право собственности на нее остается за компанией, то база для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование отсутствует (ст. 7 Федерального закона от 24. 07. 2009 № 212-ФЗ).  То же касается  и взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний   (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Поэтому стоимость такой одежды страховыми взносами не облагается. Подтверждают такой вывод и чиновники (письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Форменная одежда передана в собственность

Бухгалтерский учет. Передача форменной одежды сотрудникам в собственность оформляется такими проводками:

Дт 60 Кт 51 – перечислена оплата поставщику;
Дт 10 Кт 60 – оприходована поступившая от поставщика форменная одежда;
Дт 19 Кт 60 – отражен «входной» НДС;
Дт 91-2 «Прочие расходы» Кт 10 –форменная одежда передана сотрудникам;
Дт 91-2 «Прочие расходы» Кт 68 – начислен НДС при безвозмездной передаче одежды;
Дт 70 Кт 68 – НДФЛ со стоимости одежды удержан из зарплаты;
Дт 20 (26, 44) Кт 69 – начислены страховые взносы на стоимость переданной одежды.

Две последние проводки неуместны в случае, если передача одежды предусмотрена законодательством.

Налог на прибыль. Стоимость форменной одежды в той части расходов,которую работник не компенсирует, можно включить в состав расходов на оплату труда (п. 5 ст. 255 НК РФ). Меньше всего вопросов у налоговиков возникает, если выдача одежды обусловлена действием российского законодательства. Если законодательной необходимости нет, то для принятия расходов должны выполняться следующие условия:
  • форменная одежда выполнена в единой цветовой гамме и содержит товарный знак или логотип фирмы, ее символику (п. 5 ст. 255 НК РФ, письмо УФНС России по г.Москве от 18.12.2009 № 16-15/133972);
  • выдача форменной одежды предусмотрена трудовым или коллективным договором (п. 5 ст. 255 НК РФ);
  • расходы на приобретение одежды и передачу ее работникам в постоянное личное пользование документально подтверждены и экономически оправданы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Когда предприятие самостоятельно принимает решение ввести для сотрудников форменную одежду, то обоснование такого шага необходимо прописать в распорядительных документах.
Если компания применяет метод начисления, то расходы на форменную одежду можно учесть при ее передаче сотрудникам (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). Если фирма использует кассовый метод признания доходов и расходов, то расходы на форменную одежду можно списать после ее оплаты поставщику и выдачи работникам (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

НДС. При передаче форменной одежды в собственность сотрудникам нужно начислить НДС с ее рыночной стоимости (п. 2 ст. 154 НК РФ). Дело в том, что такая передача признается реализацией вне зависимости от того, компенсируют ли сотрудники стоимость одежды фирме или  нет (п. 1 ст. 146 НК РФ). К аналогичным выводам пришли в Минфине (письмо Минфина России от 22.04.2005 № 03-04-11/87). Это означает, что и «входной» НДС, предъявленный поставщиком форменной одежды, можно принять к вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

НДФЛ. Передавая форменную одежду сотруднику в собственность, из его зарплаты нужно удержать НДФЛ, рассчитанный с рыночной стоимости одежды (включая НДС) (п. 1 ст. 211, п. 4 ст. 226 НК РФ). Форма – это доход сотрудника в натуральной форме (п. 1 ст. 210, подп. 3 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Однако если форменная одежда выдается в соответствии с законодательством РФ, однозначного ответа на вопрос об удержании НДФЛ нет. С одной стороны, такую выдачу можно считать компенсационной выплатой, связанной с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей и выплаченной в пределах норм, установленных законодательством (п. 3 ст. 217 НК РФ). Так, в письме Минфина России от 28.09.2004 № 03-05-02-04/24 делается вывод, что НДФЛ удерживать не нужно. Однако в более позднем разъяснении чиновники делают противоположный вывод (письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19). Поэтому в создавшейся ситуации компании придется самостоятельно принять решение об удержании налога.

Страховые взносы. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не нужно начислять, только если выдача работникам форменной одежды в личное постоянное пользование (или в собственность) предусмотрена законодательством (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, подп. 10 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). В противном случае страховые взносы следует начислить.

Особенности налогообложения при выдаче  форменной одежды
 
Форма собственности Собственность организации Собственность работников
 
               Вариант                                          учета
 
Налоги
Одежда передана во временное пользование Ношение одежды предусмотрено законодательством РФ Ношение одежды предусмотрено трудовым или коллективным договором Ношение одежды не предусмотрено ни законодательством РФ, ни трудовым или коллективным договором
Налог на прибыль (учитываем в составе расходов)                   +*                    +                    +                      ±**
НДС                   –                    +                    +                      +
НДФЛ                   –                    ±***                    +                      +
Страховые взносы во внебюджетные фонды                   –                    –                    +                      +
Взносы на страхование от несчастных случаев и производственных заболеваний                   –                    –                    +                       +


* Возможно судебное разбирательство, если выдача форменной одежды не предусмотрена законодательством или договором.

** Несмотря на однозначное мнение чиновников свое право на признание расходов компания может попытаться доказать в суде (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43-1729/2004-32-152, Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.10.2007 N 18АП-6699/2007 по делу N А07-6671/2007, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.01.2009 N 15АП-7889/2008 по делу N А32-14095/2008-3/199).

*** Спорная ситуация, необходимо самостоятельно принять решение об удержании налога.
 

Добавить комментарий

Рейтинг

Ура, мы вам нравимся!
Может быть, у нас общие взгляды на жизнь, и вы хотели бы у нас поработать?
Да, возможно
Нет, спасибо

Метки

налоговый учет трудовое законодательство

Авторы

mask

Вера Сазонова

Бухгалтер GSL Law & Consulting

Материалы по теме

Ни одна запись не соответствует параметрам

Развернуть все записи Свернуть все записи Сортировать по: Названию Дате
(ctrl+enter)