GSL / Пресс-центр / Бумажные и Интернет СМИ / Использование электронных подписей на Британских Виргинских Островах (BVI)

Использование электронных подписей на Британских Виргинских Островах (BVI)

05.04.2024
count view 17

В операционной деятельности любой компании, которая является частью международного бизнеса, наиболее затратной по времени частью является подписание документов у контрагентов в разных частях света, а также последующий сбор оригиналов таких документов. Этот процесс замедляет работу отдельных элементов корпоративной структуры бизнеса, что неизбежно сказывается на эффективности работы всей бизнес-модели в целом.
Современным эффективным решением данной проблемы является применение электронных подписей и обмен документами в электронном виде. Различные юрисдикции по-разному интегрировали данный механизм в свое законодательство. В данной статье мы рассмотрим механизм подписания документов в электронном виде для компаний, зарегистрированных на Британских Виргинских Островах (BVI).

Публикация

Законное обоснование возможности применения электронных подписей BVI компаниями

Общее правило, дающее BVI компаниям свободу выбора формата, в котором будут подписываться договоры, закреплено в ст. 103 BVI Companies Act. Согласно норме данной статьи, компании могут свободно использовать такой способ подписания договоров, который был выбран и согласован в рамках договора его сторонами.

Основным же законом, регулирующим применение именно электронных подписей на BVI, является Electronic Transactions Act 2021 (далее ETA). Electronic Transactions Act регламентирует требования к электронным подписям, электронным документам (это также относится и к договорам), а также закрепляет юридическую силу подписей, выполненных в электронном виде, если были соблюдены требования данного закона.

Таким образом, Ст. 7 ETA приравнивает документы, подписанные в электронном виде, к документам, выполненным в простой письменной форме.

Если нормы какого-либо закона предусматривают, что какой-либо документ должен быть выполнен в простой письменной форме, это требование выполняется, если:

  • такой документ передается в форме электронного сообщения;
  • такой документ технически доступен адресату и может быть сохранен для последующего использования.
Важно: компетентным органом, применяющим законодательство об электронных подписях, является Министерство Финансовых Услуг, Труда и Торговли (Ministry of Financial Services, Labour and Trade).

Виды электронных подписей и электронных документов на BVI

Существует 2 вида электронных подписей в рамках ETA:

Электронные подписи (простые) – это информация, прикрепленная к электронному документу таким образом, что можно идентифицировать конкретное лицо, которое прикрепило информацию, а также его намерение подписать/акцептовать электронный документ.

Т.е. простая Электронная подпись на BVI может быть выполнена, например, в виде акцепта через почту/мессенджер, а также в виде отсканированного PDF документа.

Защищенные электронные подписи – это электронная подпись, прошедшая процедуру обеспечения безопасности при помощи специализированного сервиса. При этом, такая процедура обеспечения безопасности должна позволять определить, что:

  • защищенная электронная подпись позволяет установить конкретную сторону, которая ее использует;
  • защищенная электронная подпись уникальна и принадлежит именно использующей ее стороне;
  • защищенная электронная подпись была создана с использованием сервиса, который полностью контролируется лицом, использующим такую подпись;
  • присутствует связь между подписываемым электронным документом и Защищенной электронной подписью. Сервис, с помощью которого производится подписание должен обеспечивать неизменность связи между подписываемым электронным документом и Защищенной электронной подписью подписантов.
Важно: даже если в рамках положений договора не зафиксировано, что он может быть подписан электронной подписью (простой), то такое подписание возможно. Однако, нормы ETA требуют в таком случае использовать Защищенную электронную подпись.

Доставка, хранение и обеспечение целостности электронного документа на BVI

Если существует законодательно закрепленное требование, что документ обязательно должен быть доставлен в оригинале, то такое требование может быть выполнено при заключении договора в электронном виде (с помощью электронной подписи) если существует надежная гарантия целостности и неизменности такого документа с момента его создания в окончательном электронном виде.

Оценка целостности, в данном случае, заключается в анализе, остался ли документ неизменным с момента его создания, за исключением добавления каких-либо технических изменений, которые возникают в ходе обычной передачи и хранения документов в электронном виде.

При возникновении спора в связи с договором, заключенным в электронном виде, указанный ранее требуемый стандарт надежности и итоговой целостности такого договора должен оцениваться с учетом всех сопутствующих сделке обстоятельств, таких как сумма сделки, объем оказываемых услуг/поставляемых товаров и т.д.

Установленные законом требования к хранению и передаче документов могут быть удовлетворены в случае, если документ хранится в электронном виде и удовлетворяет следующим требованиям:

  • документ доступен для последующего использования;
  • документ сохраняется в том формате, в котором он был сгенерирован;
  • документ идентифицирует источник (автора документа) и адресата, а также дату и время, когда он был сгенерирован.

При этом, для определения действительности сертификата Защищенной электронной подписи не принимается во внимание ни юрисдикция, в которой был выдан такой сертификат, ни ресурс, с помощью которого был получен такой сертификат. Однако, стороны могут, по соглашению в рамках договора, установить конкретный ресурс для подписания договора электронной подписью.

Важно: государственные органы в отдельных случаях могут устанавливать дополнительные требования к передаче и хранению определенных видов документов.

В случае необходимости обращения в суд в рамках разногласий по конкретному договору, подписанному электронной подписью, следует учитывать, что никакой договор (и иной документ) не может быть лишен юридической силы только лишь на основании того, что он подписан электронной подписью.

В таком случае суды будут рассматривать в совокупности все факторы, касающиеся, в первую очередь, степени защищенности такого договора. Степень защищенности должна быть соразмерна объему обязательств в рамках конкретного договора.

Какие документы могут быть подписаны с помощью Электронных подписей на BVI?

  • Договоры и иные документы операционной деятельности компании;
  • Корпоративные документы компании;
  • Корпоративные документы компаний, такие как Резолюции Акционеров и Директоров;
  • Документы, собираемые регистрационным агентом в рамках BVI AML Regulations и процедуры Know You Client (KYC).Данная категория документов может быть подписана исключительно с помощью Защищенной электронной подписи.

Какие документы НЕ могут быть подписаны ни одним из видов Электронных подписей на BVI?

  • Завещания;
  • Договоры в рамках передачи недвижимого имущества или доли в недвижимом имуществе;
  • Доверенности;
  • Иммиграционные документы;
  • Договоры в форме «Deed».

Список таких документов является открытым и может дополняться по решению уполномоченных на это органов власти.

Процесс подписания документов в электронном виде

Для удобства и примера рассмотрим подписание Договора оказания услуг между двумя компаниями (далее – Договор).

Подписание при помощи Электронной подписи

1. При составлении и согласовании текста Договора компании добавляют в него положения о том, что Договор может быть подписан с использованием Электронной подписи (не защищенной). Это важно, т.к. в случае, если в Договоре не будет такого положения, то на этот Договор будут распространяться нормы ETA о том, что он должен быть подписан при помощи Защищенной электронной подписи.

2. В рамках положений Договора компании обговаривают конкретную площадку (электронный сервис обмена сообщениями), в рамках которой будет производиться подписание Договора (например, подписание может производиться по электронной почте).

Также обязательно необходимо указать почтовые ящики сторон, между которыми будет происходить обмен Договорами для подписания.

Важно: при подписании документов с использованием электронной почты рекомендуем регистрировать отдельный почтовый ящик, который будет использоваться исключительно для подписания документов. Это упростит коммуникацию в рамках подписания, поиск и выгрузку документов, если вдруг возникнет необходимость подтвердить, что документ действительно был подписан.

3. После согласования всех положений Договора, для инициации процедуры подписания одна из сторон распечатывает Договор и подписывает со своей стороны. После чего с подписанного оригинала снимается скан-копия.

Скан подписанного Договора должен быть отправлен контрагенту (с использованием способа, установленного в рамках условий этого Договора).

4. После получения сообщения со скан-копией, контрагент должен распечатать файл и подписать его со своей стороны. Получившийся документ сканируется и отправляется обратно первой стороне Договора.

Таким образом получается скан-копия Договора, подписанного всеми сторонами. На этом подписание заканчивается. Договор считается подписанным в электронном виде (не защищенной электронной подписью).

Подписание при помощи Защищенной электронной подписи

Для подписания документа с помощью Защищенной электронной подписи необходимо обеспечить определенный уровень защиты как самого электронного документа, так и подписей, которыми он подписывается (необходимо соблюсти требования к Защищенной электронной подписи).

Соответствующий уровень защиты может быть обеспечен при использовании специализированных площадок для подписания документов в электронном виде. Обычно такие площадки предлагают несколько уровней защиты. Необходимо выбрать тот, который бы соответствовал требованиям к Защищенной электронной подписи.

Процесс подписания:

  1. Желательно, в рамках условий Договора, установить факт, что документ может быть подписан в электронном виде с помощью Защищенной электронной подписи. Это не обязательно, т.к. нормы ETA предусматривают, что при отсутствии такого положения, Договор все равно может быть подписан с помощью именно Защищенной электронной подписи (обычная, не защищенная Электронная подпись в такой ситуации уже не будет применима).
  2. Желательно, в рамках условий Договора, установить конкретную электронную платформу, где будет осуществляться подписание.
  3. Для инициации процесса подписания одна из сторон загружает Договор в электронном виде на платформу и направляет его для подписания контрагенту.
  4. Контрагент, получивший Договор, имеет право ознакомиться с ним и, после ознакомления, принять заявку на подписание.
  5. После принятия контрагентом заявки на подписание сторонам открывается доступ к процессу верификации и проставления подписей. В рамках верификации, в большинстве случаев, подписантам потребуется сделать фотографию паспорта, а также селфи фотографию с паспортом. Получившиеся фотографии загружаются в платформу, где происходит их проверка.
  6. После успешной верификации открывается опция для проставления подписей (площадка не даст поставить подпись в неверном месте Договора - будет указана конкретная выделенная область).

После проставления подписей всеми сторонами Договор считается подписанным. Он хранится в личном кабинете каждой из сторон и доступен для выгрузки при возникновении такой необходимости. Также Договор, подписанный таким образом, нельзя изменить или изменить подписи сторон.

Таким образом, стороны могу легально выбрать в качестве способа подписания договоров подписание с помощью Электронной подписи или Защищенной электронной подписи.
отвечает

Нужна консультация от специалиста?
Поделиться в социальных сетях:

Добавить комментарий

Нажимая кнопку «Отправить», Вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с условиями политики конфиденциальности

Метки

БВО Британские Виргинские Острова электронная подпись

RU EN