Требования в отношении годовой отчетности регулируются Гражданским кодексом Нидерландов (NCC), основанным на Директиве Европейского Союза 2013/34 / ЕС.
Годовая отчетность включает:
- отчет директоров;
- финансовую отчетность;
- баланс;
- отчет о прибылях и убытках;
- пояснения к балансу;
- дополнительную информацию.
Вместе с финансовой и налоговой отчетностью компании также обязаны предоставить годовой отчет Annual Return. Поскольку в российском праве отсутствует аналог Annual Return, мы считаем необходимым пояснить это понятие.
Annual Return – это краткая справка о текущей структуре компании, которая готовится ежегодно. Она, как правило, включает:
- установочные данные (дату регистрации, юридический адрес);
- сведения о директорах и их отставках;
- сведения о секретарях и их отставках;
- сведения об установочном капитале, номинальной стоимости акций, количестве выпущенных акций;
- сведения об акционерах и передаче акций.
В Нидерландах компании обязаны ежегодно подавать Annual Return, в котором содержится информация об акционерах и директорах. В случае неподачи годового отчета регистратор может сделать вывод, что компания больше не ведет деятельность и предпринять шаги по удалению компании из реестра.
Следующие организационно-правовые формы хозяйствующих субъектов обязаны подавать финансовую отчетность:
- Частные общества с ограниченной ответственностью (BVs).
- Открытые публичные компании с ограниченной ответственностью (NVs).
- Кооперативы (cooperatives).
- Обществавзаимногострахования (Mutual insurance societies).
- Полные товарищества (vof: vennootschap onder firma) и товарищества с ограниченной ответственностью (cv: commanditaire vennootschap) в которых все управляющие или генеральные партнеры являются иностранными акционерами.
- Иностранные юридические лица с представительством в Нидерландах, которые также обязаны ежегодно публиковать финансовую отчетность в своей стране происхождения. Они должны подавать финансовую отчетность в той же форме, что и в стране происхождения, вместе с выпиской из иностранного реестра.
- Ассоциации и фонды с предприятиями, которые достигают товарооборота не менее 6 000 000 EUR в год за два финансовых года подряд.
- Общественные благотворительные организации (ANBI: algemeen nut beogende instelling) обязаны публиковать информацию на Интернет-сайте. Это требование публикации отличается от требования к подаче.
- Предприятия, подпадающие под действие Закона о компаниях, официально зарегистрированных за рубежом (Wfbv: Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen). От них требуется подавать финансовую отчетность в соответствии с голландскими правилами и финансовую отчетность - в соответствии с правилами страны происхождения.
- Пенсионные фонды, жилищные корпорации и вещательные организации.
Индивидуальные предприниматели не обязаны подавать отчетность.
Дочернее предприятие не обязано подавать собственную финансовую отчетность, если оно соответствует следующим условиям:
- Материнская компания принимает на себя ответственность по долгам дочерней компании посредством декларации об ответственности (так называемой декларацией 403). Эта декларация должна быть подана в Торговую палату Нидерландов.
- Члены Совета или акционеры заявили о своем согласии после начала финансового года и до утверждения финансовой отчетности отступить от правил. Это заявление о согласии необходимо ежегодно подавать в Торговую палату Нидерландов.
- Материнская компания подает финансовую отчетность группы (консолидированную финансовую отчетность), в которую включена финансовая информация дочерней компании.
Бухгалтерские записи должны храниться в течение 7 лет в офисе зарегистрированного юридического лица.
Компании, которые составляют финансовую отчетность, могут пользоваться Разделом 9 Гражданского Кодекса Нидерландов (NCC) и Общепринятыми принципами бухгалтерского учета Нидерландов (Dutch GAAP) или Международными Стандартами Финансовой Отчётности (IFRS).
Годовая финансовая отчётность и консолидированная финансовая отчётность могут быть подготовлены в иностранной валюте, если эта валюта является функциональной валютой юридического лица.
Аудит финансовой отчетности должен проводиться независимым, квалифицированным, зарегистрированным аудитором нидерландской бухгалтерской фирмы. Аудитор должен быть назначен общим собранием акционеров компании, либо управляющим, либо наблюдательным советом. Аудиторская фирма должна быть зарегистрирована в публичном Реестре аудиторских фирм и иметь соответствующую лицензию в соответствии с Законом о надзоре за аудиторскими фирмами (Wet toezicht accountantsorganisaties, лицензия Wta). Лицензию можно запросить в Управлении по финансовым рынкам Нидерландов (Autoriteit Financiële Markten, AFM). Существуют различные лицензии Wta в зависимости от типа бизнеса.
Микро- и малые компании освобождены от аудита, если они применяют Dutch GAAP в финансовой отчетности. Финансовые отчеты средних и крупных компаний должны проходить аудит, если не применяется групповое освобождение от аудита. Если компании применяют стандарты IFRS, то вне зависимости от показателей финансовой отчетности на отчетную дату, компании считаются крупными для целей аудита и обязаны проводить аудит.
Компании классифицируются по размеру с использованием трех критериев:
- общая сумма активов, отраженная в балансе;
- чистый оборот;
- средняя численность сотрудников.
Для материнской компании стоимость общих активов и чистый оборот для этой цели являются ее собственными (отдельными) цифрами плюс данные ее группы.
- общая сумма баланса - не превышает 350 000 EUR;
- оборот - не более 700 000 EUR;
- сотрудников - не более 10 человек.
- общая сумма баланса - не превышает 6 000 000 EUR;
- оборот - не более 12 000 000 EUR;
- сотрудники - не более 50 человек.
- общая сумма баланса - не превышает 20 000 000 EUR;
- оборот - не более 40 000 000 EUR;
- сотрудники - не более 250 человек.
- общая сумма баланса - превышает 20 000 000 EUR;
- оборот - более 40 000 000 EUR;
- сотрудники - более 250 человек.
Компания относится к определенной категории, если она соответствует как минимум двум из трех критериев в течение двух последовательных отчетных дат. При регистрации новой компании требование относительно 2-х летнего срока не применимо. Соответственно, факт того, является компания малой или нет, устанавливается на основе финансовой отчетности за первый финансовый год. Его результаты и применяются к первым двум финансовым годам.
Финансовым годом компании считается календарный год, если в уставе не указан другой финансовый год. Поскольку момент регистрации компании часто происходит в течение календарного года, первый финансовый период может быть короче или дольше 12 месяцев. Компания должна раскрыть в отчетности причину более короткого или более длинного периода и несопоставимость сравнительных показателей.
Отчетность должна быть подготовлена в течение 5 месяцев после окончания финансового года для компаний правовой формы N.V. и B.V. и 6 месяцев - для кооперативов, ассоциаций на взаимных гарантиях, коммерческих фондов и коммерческих объединений. Общее собрание участников (для коммерческих ассоциаций, кооперативов или ассоциаций на взаимных гарантиях), орган управления, указанный в уставе (для коммерческих фондов), или общее собрание акционеров (для N.V. или B.V.) может продлить период подготовки годовой отчётности на срок до 5 месяцев (для N.V. или B.V.) или до 4 месяцев (для кооперативов, ассоциаций на взаимной гарантии, коммерческих фондов или коммерческих ассоциаций). Таким образом, максимальный период для подготовки годовой отчетности составляет 10 месяцев. Оригинальный комплект финансовой отчетности должен быть датирован, утвержден и подписан Общим Собранием в течение 2 месяцев после подготовки отчетности и подан в Торговую палату Нидерландов (KVK) в течение 8 дней после ее утверждения. Если годовая отчетность не была принята вовремя, компании должны предоставить предварительную отчетность, но в любом случае, ежегодная финансовая отчетность должна быть подана не позднее 12 месяцев с момента окончания финансового года.
Руководители компаний могут самостоятельно подать финансовую отчетность компании в электронном виде в Торговую Палату Нидерландов.
После подачи финансовых отчетов в электронном виде они сразу же видны и доступны для поиска в Handelsregister (Торговом регистре).
Обычно налоговый год совпадает с календарным. Однако, компания может выбрать финансовый год отличный от календарного, и налоговый год будет привязан к финансовому. Налоговая декларация подается в течение 5 месяцев после окончания финансового года компании. Налог уплачивается в течение 2 месяцев после даты налогового расчета-требования. Налоговая служба выпускает в течение налогового года 2 предварительных расчета-требования и по окончании года – финальный расчет-требование.
Если финансовый год компании совпадает с календарным годом, то декларацию по налогу на прибыль необходимо подать до 1 июня.
Декларация подается в электронном виде. Декларацию необходимо сопровождать всей информацией, необходимой для определения налогооблагаемой прибыли, включая баланс, отчет о прибылях и убытках и другую информацию, требуемую налоговым инспектором.
Стандартным периодом по НДС является квартал. Ежемесячные отчеты требуются, если НДС к уплате составляет более 15 000 EUR в квартал. Кроме того, период может быть сокращен до 1 месяца для компаний, систематически задерживающих уплату НДС. Компании-резиденты, по которым сумма НДС к уплате составляет до 1 883 EUR в год, и оборот по поставкам внутри ЕС составляет менее 10 000 EUR, могут подавать декларацию на ежегодной основе.
НДС-декларации подаются в течение 2 месяцев после окончания отчетного периода по НДС (месяц, квартал) и до 31 марта, если отчетный период - год.
Срок уплаты НДС за соответствующий период совпадает с датами подачи декларации. Оплата может производиться в электронном виде.
Помимо этого, если компания осуществляет операции по приобретению и продаже товаров и услуг с компаниями, зарегистрированными в других странах ЕС, необходимо зарегистрироваться в системе INTRASTAT и VIES и подавать информацию в налоговую инспекцию по установленным формам.
В случае просрочки в подаче отчетности более чем 13 месяцев, Служба экономических расследований в Нидерландах может провести расследование, в результате которого компания должна будет ждать судебного решения по штрафам.
Максимальное наказание - 6 месяцев тюремного заключения для Директоров компании, если выявлены серьезные правонарушения.
За позднюю подачу декларации, а также за позднюю оплату налога накладывается административный штраф. Уголовное наказание для Директоров возможно в случае, если будет доказан факт мошенничества или умысла.
Административный штраф за несвоевременную подачу налоговой декларации может составлять максимум 5 278 EUR.
За позднюю подачу налоговой декларации по НДС по закону может взиматься максимальный штраф в размере 131 EUR. Часто облагается только 50% от этой суммы: 62 EUR.
Материнские компании должны включать финансовые данные контролируемых дочерних компаний и других компаний группы в свою консолидированную финансовую отчетность. В соответствии с законодательством Нидерландов контролируемая дочерняя компания - это юридическое лицо, в котором компании могут прямо или косвенно осуществлять более 50% прав голоса на собрании акционеров или уполномочены назначать или увольнять более половины управляющих и наблюдательных директоров. Партнерство, в котором компания является полноправным партнером, также подпадает под определение дочерней компании. Группа компаний - это юридическое лицо или товарищество, входящее в состав группы компаний. Решающим фактором при консолидации является управленческий контроль над предприятиями, независимо от доли принадлежащих им акций.
Балансовая дата консолидированной финансовой отчетности должна совпадать с балансовой датой компании. Консолидированная финансовая отчётность не может быть подготовлена на основе данных более чем за 3 месяца до или после отчетной даты. Таким образом, компании, подлежащие консолидации, у которых дата окончания финансового года отличается от материнской компании, могут быть включены в консолидированную финансовую отчетность материнской компании, при условии, что данные этих компаний датируются менее чем за 3 месяца до или после отчетной даты материнской компании.
Следующие компании не подлежат консолидации:
- компании группы, общая значимость которых не имеет значения для группы в целом;
- компании группы, финансовые данные которых сложно получить;
- компании группы, которые предназначены только для выбытия;
- консолидация не требуется для микро- и малых групп (в соответствии с критериями для микро- и малых компаний);
- ромежуточная холдинговая компания не обязана готовить консолидированную финансовую отчетность, если финансовые данные были полностью включены в финансовуюотчетность более крупной группы.
Листинговые компании обязаны готовить консолидированную финансовую отчетность в соответствии с МСФО.
Если консолидированная отчетность подготовлена в соответствии с МСФО, компания, входящая в группу, также может использовать МСФО для подготовки отдельной финансовой отчетности.
